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机械系学生会秘书处
发布时间:2016-11-10  点击量:
 
秘书处属于学生会下属主要部门之一。秘书处的工作职能与义务就是联结各个部门一起携手将我们机械工程系越搞越好,秘书处依照学生会本学期的工作宗旨及发展方向,配合学生会工作,完成既定任务并组织一定的学生活动。引导学生发展,倡导大学生学习与能力共同提高,关心社会,丰富大学生生活。总结出以下几个方面:
 一、枢纽工作
    秘书处属学生会主要部门之一,其部门职能有其特殊性。重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作,及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作,同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务,以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转,极为重要,本年度已认真完成此项工作,使学生会的工作顺利进行。
 二、管理工作
    1、学生会的管理秘书处负责很大一部分。在学生会的领导班子确立后,要做部门职能细化,分工明确,使学生会成为具有战斗力的整体。
    2、日常学生会的事务管理。学生会每两周将开一次例会,对前两周的工作进行总结,由秘书处整理档案。并对目前活动进行协作调整及下周工作计划。
    3、物品及财务管理。学生会的活动经费及物品多由秘书处备案管理。有部门要举办活动时,须向秘书处提交经费预算,经秘书处审批后方可领取经费。对于管理工作,秘书处认真负责并得到主席团认可。
三、学生活动
    在这个学期中,秘书处与学生会其他部门一起值班一起工作。帮助主席团完成一些学生会内部工作,在值班时我们会把主席团下派的工作内容及时的传达给各部门,各部门也会把当月的计划报秘书处审批。连接老师与学生之间的沟通,基本做到了上传下达。
    各部举办活动秘书处均参加筹划及具体实施,以便进行调解帮助,同时,了解活动的具体情况及干事表现,做好备案工作。
   在五四之际,我部带领其他部门共同完成了《五四红歌比赛》不仅丰富了同学们的课余生活, 也使他们体会到了红色激情,本次活动各部配合默契,取得了很好的成绩。在过去的一学年里秘书处的工作有突出的地方,但也有其不足的地方,我们将总结经验,及时弥补不足,发扬优点使秘书处的工作完成得更好。
四、秘书处的主要工作
1.文件制作:本学期秘书处按着《文件制作规定》规范,标准的制作了团委及学生会各部门文件。
   2文件整理:我部定期地将学生会关部门相关文件进行整理存放,进行存档登记。
   3会议记录:本学期我部继续收取制作学生会各部门策划书,学生会每次例会,秘书处并负责做好会议记录。
   4奖状、文件的打印和分发:系学生会举办的相关活动,我部负责最后的奖状制作。
   5备品准备:学生会举办活动时,我部负责准备活动或会议嘉宾牌水、笔等所需备品。
6. 相关职责:对社团相关物品、资料、档案进行管理、保存,对活动、会议等重大记事的记录,同时负责对活动的通知和学生会财务的管理。
  
 
机械工程系
二〇一五年一月二十日
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